Regolamento

REGOLAMENTO INTERNO DELL’ASSOCIAZIONE

(clicca qui per scaricarlo in pdf)

 

1. Generalità

Scopo del regolamento interno

Il regolamento interno disciplina tutti gli aspetti che riguardano la vita associativa non diversamente trattati nello Statuto; in particolare esso regola l’attività degli organi dell’associazione (Giunta, Assemblea dei Soci e Commissioni), l’utilizzo dei locali e delle strutture gestite dall’associazione, nonché l’amministrazione dell’associazione.

Applicabilità

Il regolamento interno si applica a tutti i soci e a coloro che per motivi diversi si trovano, legittimamente, a usufruire di spazi, strutture e servizi dell’associazione; si applica a tutte le attività promosse dall’associazione, nessuna esclusa.

 

2. Gli organi dell’Associazione

a.    Assemblea

E’ l’organo sovrano dell’Associazione ed è composta dai soci tesserati.

-        Tesseramento

In virtù dei principi ispiratori dell’associazione, la tessera sarà “familiare” ossia verrà rilasciata una tessera per famiglia, contenente i nominativi di tutti i componenti della famiglia stessa che desiderino iscriversi all’associazione. Saranno considerati soci tesserati tutti i soggetti il cui nominativo sarà indicato nella tessera “familiare” e avranno diritto di voto tutti i soggetti maggiorenni il cui nominativo sarà indicato nella tessera “familiare”.I soci tesserati si renderanno disponibili a collaborare attivamente alla vita associativa partecipando all’organizzazione degli eventi e promuovendo nuove attività. La quota associativa annuale per il rilascio della tessera “familiare” sarà pari ad Euro 20,00 (venti/00).

-        Assemblea Ordinaria e Straordinaria

Gestione delle comunicazioni ai soci

L’ordine del giorno dell’assemblea ordinaria e quello dell’assemblea straordinaria sono stabiliti dallaGiunta. Ogni associato ha diritto di proporre argomenti da porre all’ordine del giorno presentando richiesta in forma scritta al Presidente. Il Presidente deciderà l’ordine di trattazione accorpando gli argomenti aventi oggetto coincidente in tutto o in parte e ne darà lettura all’assemblea. Sarà quindi aperta la discussione alla quale potrà intervenire ogni associato per non più di tre minuti; al termine della discussione, l’ordine del giorno verrà posto in votazione.

L’assemblea va convocata con almeno 8 giorni di anticipo sulla data di svolgimento, mediante la pubblicazione sul sito internet dell’associazione e mediante l’invio con mezzi informatici. Nel caso dell’approvazione dei documenti componenti il bilancio associativo, questi devono essere lasciati a disposizione per la consultazione presso la sede.

Contenuti obbligatori dell’Assemblea

L’assemblea ordinaria dei soci, ai sensi dello Statuto, si riunisce almeno una volta l’anno entro la fine del mese di dicembre per l’approvazione del bilancio.

Modalità di svolgimento

L’assemblea è presieduta dal Presidente dell’associazione, assistito dal Segretario della stessa. All’ingresso della sala in cui si riunisce l’assemblea va costituito un tavolo di registrazione dei soci presenti, di cui andrà annotato, su un apposito modulo controfirmato dal Presidente, il nome, il cognome e il numero di tessera.

-        Assemblea Elettiva

Cause di indizione

Viene convocata secondo quanto previsto dallo Statuto, per l’elezione dei componenti della Giunta. In particolare si precisa che va obbligatoriamente convocata quando si siano avute le dimissioni della meta più uno dei componenti la Giunta.

Modalità di svolgimento

Vale quanto previsto per l’assemblea ordinaria. Va costituito il seggio elettorale composto da un presidente e due scrutatori, eletti dall’assemblea su proposta del Presidente che li sceglie tra i soci presenti aventi diritto di voto, ma non candidati. Il Presidente ha il compito di leggere la lista dei candidati, indicandone il nome e il cognome, nonché la data di nascita. Su richiesta dei singoli candidati può essere loro concesso un tempo congruo per presentarsi all’uditorio. Le operazioni di voto vanno registrate a cura del Segretario; i soci presenti si devono registrare all’ingresso firmando l’apposito modulo: vengono poi chiamati a votare uno per uno dal Presidente. Finché le operazioni di voto sono in corso è sempre possibile registrarsi per esprimere il voto. Dopo che il Presidente ha verificato che tutti i soci registrati sul modulo siano stati chiamati a votare, le votazioni vanno chiuse e si procede immediatamente allo spoglio delle schede.

Regolamento elezione della Giunta

Per candidarsi occorre essere tesserati dell’associazione. Le candidature vanno presentate firmando l’apposito modulo disponibile presso la sede sociale a partire da 15 giorni antecedenti l’elezione; la presentazione delle candidature si chiude tre giorniprima delle elezioni, dopodiché le candidature validamente presentate verranno pubblicate sul sito internet dell’associazione. Le votazioni si svolgono su schede riportanti il timbro dell’associazione e la firma del presidente della stessa. Su ciascuna scheda è possibile esprimere fino a 2 preferenze, indicando il cognome e il nome del candidato: non sono considerate valide le schede riportanti più delle preferenze previste o elementi ritenuti atti a far riconoscere il proprio voto. In caso di parità di voti tra due o più candidati, risulterà eletto il candidato più vecchio. Sono elettori tutti i soci dell’associazione, maggiorenni, in regola con il tesseramento e che siano tali da almeno 30 giorni precedenti la data delle elezioni. Risultano eletti, nell’ordine, i consiglieri che hanno ottenuto il maggior numero di voti, considerando che il numero di voti minimo per essere eletti deve comunque essere superiore a uno.

 

b.    Giunta

-        Responsabilità e compiti

La convocazione dellaGiunta deve essere comunicata ai consiglieri attraverso mezzi informatici almeno una settimana prima, possibilmente accompagnata dal verbale della seduta precedente da approvare. L’ordine del giorno delle sedute della Giunta va predisposto dal comitato di presidenza, formato dal Presidente, dal Vice-Presidente e dal Segretario: i consiglieri possono far inserire eventuali temi che desiderano siano trattati nella seduta, facendone espressa richiesta nella seduta precedente o direttamente al comitato di presidenza. E’ facoltà del Presidente ammettere alle riunioni della Giunta, in qualità di auditori, soggetti estranei alla Giunta la cui presenza si renda necessaria per il dibattimento di quanto posto all’ordine del giorno.

-        Durata della carica

La Giunta dura in carica per il periodo previsto dallo Statuto, dopodiché si provvede a nuove elezioni. Si precisa che la Giunta può operare per una durata inferiore solo nel caso rimangano vacanti la metà più uno dei posti di consigliere, per i quali comunque è sempre possibile indire elezioni suppletive secondo le modalità stabilite per le elezioni ordinarie, con l’unica differenza che i nuovi eletti restano in carica solo per il periodo residuo di vita dellaGiunta.

-        Criteri di distribuzione delle responsabilità e dei compiti

La Giunta si riunisce per la prima volta entro 15 giorni dalla data delle elezioni e nella sua prima seduta elegge tra i propri membri il presidente, il vice presidente, il segretario, il tesoriere e il coordinatore della comunicazione. Le cariche suddette non possono essere ricoperte contemporaneamente dalla stessa persona.

Al Presidente spetta la rappresentanza legale dell’associazione, la facoltà di convocare la Giunta, di decidere su questioni urgenti salvo poi richiedere la ratifica della Giunta stessa.

Il Vice-Presidente sostituisce il presidente nelle sedute della Giunta in cui questo fosse assente, nonché temporaneamente nel caso di sua vacanza.

Il Segretario è responsabile dell’archiviazione cartacea e/o elettronica di tutti i documenti non rilevanti ai fini economico finanziari. Cura la redazione dei verbali delle sedute della Giunta, l’archiviazione della corrispondenza, la gestione della bacheca dell’associazione. Ha inoltre il compito di tenere in maniera ordinata l’archivio della memoria storica dell’associazione.

Il Tesoriere ha le seguenti responsabilità: archiviazione cartacea dei documenti amministrativi/ contabili; tenuta del registro delle entrate e delle uscite; gestione della cassa e del conto corrente (se presente); custodia del fondo comune; autorizzazione delle spese deliberate in Giunta nel rispetto di quanto previsto dal presente regolamento; adempimento degli obblighi fiscali; raccolta dei proventi e deposito degli stessi nelle casse dell’associazione o nel conto corrente se esistente.

Il Coordinatore della comunicazione è responsabile della gestione della corrispondenza in entrata ed in uscita sia elettronica che cartacea, nonché della revisione e dell’aggiornamento del sito internet dell’associazione.

 

c.    Incaricati responsabili e Commissioni

LaGiunta opera, per la realizzazione delle attività che possono essere permanenti e/o a scadenza, attraverso un incaricato responsabile o attraverso una commissione di soci coordinata da un responsabile. Il responsabile ha l’obbligo di riferire tempestivamente allaGiuntasulle attività a lui assegnate, nonchédi coordinarsi con la Giunta stessa per ricevere l’autorizzazione al sostenimento di spese inerenti le attività a lui assegnate.

 

3.    Registro dei volontari

Viene costituito un registro dei volontari, sul quale vengono riportate le generalità dei volontari impegnati nei diversi ambiti associativi, avendo cura di far sottoscrivere agli stessi la dichiarazione attestante l’erogazione a titolo gratuito del loro servizio.

 

4.    Assicurazione

L’associazione provvederà ad assicurare gli eventi da essa programmati che presentino rischi per i partecipanti.

Viene richiestainoltre una copertura assicurativa supplementare per i componenti dellaGiunta e per i responsabili delle commissioni maggiormente impegnati, in modo da tutelarli rispetto a sinistri che potrebbero loro occorrere nello svolgimento del loro servizio.

 

5.    Sede e spazi associativi

L’Associazione fruisce di spazi concessi dalla Parrocchia, per ospitarvi la sede sociale. Per regolamentare tale rapporto, è stata adottata la forma del comodato gratuito.

 

6.    Amministrazione

-        Gestione Finanziaria

Le spese fatte a nome dell’associazione devono essere approvate dallaGiunta o, secondo quanto previsto dai punti precedenti; chi infrangesse tale regola è obbligato in proprio, a norma dell’art.1398 del c.c.. Per ottenere i rimborsi è tassativa la presentazione di un documento attestante l’avvenuto pagamento; a titolo di esempio: fattura, scontrino fiscale, ricevuta. Il tesoriere non è autorizzato a rimborsare spese non documentate. I consiglieri e i membri delle commissioni possono presentare domanda di rimborso spese al tesoriere per missioni e spostamenti sostenuti per conto dell'associazione: il tesoriere riferisce allaGiunta, la quale delibera al proposito.

-        Gestione della cassa e del conto corrente

Della gestione della cassa è responsabile il tesoriere. Qualora egli verificasse delle differenze tra la cassa e l’apposito registro deve darne immediata comunicazione al Presidente. Secondo quanto previsto dai punti precedenti, inoltre è fatto obbligo, anche in virtù delle disposizioni fiscali in materia, di accettare contributi e sponsorizzazioni superiori ai 500 (cinquecento) Euro solo attraverso assegni non trasferibili o bonifici bancari. Autorizzati a compiere operazioni sull’eventuale conto corrente sono unicamente il tesoriere e il presidente.

-        Bilancio

Il bilancio annuale si compone di tre documenti: la relazione di percorso, il rendiconto delle iniziative e il rendiconto economico-finanziario. Oltre al bilancio annuale vengono adottati alcuni strumenti di controllo e verifica a cadenza infrannuale, per permettere un miglior controllo della gestione amministrativo-finanziaria, assicurare la maggiore trasparenza possibile ai soci, pianificare in maniera più responsabile le spese connesse alle attività promosse.

::  Relazione di Percorso

Fa parte dei documenti che devono obbligatoriamente essere contenuti nel bilancio annuale; viene redatta dal Presidente: essa in particolare deve tracciare un bilancio morale delle attività istituzionali svolte nell’anno sociale. Allo stesso tempo dovrebbe contenere le linee di azione che si intendono seguire nel nuovo anno, esplicitate attraverso la programmazione delle attività. Va approvata dalla Giunta ed esposta nell’annuale Assemblea ordinaria.

::  Rendiconto delle iniziative

Va redatto a cura del Segretario; esso espone analiticamente le attività istituzionali organizzate nel corso dell’anno, evidenziando, tra l’altro, spazi, risorse, utenti e collaboratori coinvolti. E’ un documento di verifica di fondamentale importanza, in quanto permette di quantificare, anche da un punto di vista economico, l’impegno dell’associazione nel promuovere le attività istituzionali rispetto a quelle accessorie e commerciali. Va approvato dalla Giunta e presentato nell’annuale Assemblea ordinaria.

::  Rendiconto Economico Finanziario

Il bilancio economico finanziario annuale è redatto e approvato dalla Giunta, che lo deve successivamente sottoporre all’approvazione dell’assemblea ordinaria entro la fine del mese di dicembre. L’esercizio associativo non coincide con l’anno solare; infatti esso va dal 01 settembre al 31 agosto di ciascun anno. A cura del Tesoriere, sulla base della programmazione delle attività redatta dal Presidente, viene inoltre predisposto un bilancio preventivo.

Viene tenuto, in un apposito locale dell’associazione, l’archivio dei Bilanci annuali, conservato a cura del segretario e, per quanto di sua competenza, anche dal tesoriere. Il locale suddetto deve essere munito di serratura ed essere accessibile solo ai membri del Giunta o a persone da esso autorizzate.

 

7.    Gestione della privacy

L’adesione al nostro circolo e un dato sensibile in base ala definizione data dalla cosiddetta legge sulla privacy (L.675/96), in quanto il socio partecipa ad un’associazione di promozione sociale; e, quindi, obbligatorio far firmare al socio all’atto del tesseramento il documento inerente il trattamento dei suoi dati personali. Il tesseramento viene realizzato attraverso la compilazione dell’apposito modulo riportante l’informativa al socio di cui al D. Lgs196/2003, nonché il consenso dello stesso al trattamento dei suoi dati ai sensi del medesimo decreto. Il Tesoriere è responsabile del trattamento dei dati e custodisce le schede di associazione in un apposito armadio collocato nell’ufficio che ospita l’archivio, dotato di serratura di cui solo i membri della Giunta hanno la chiave; lo stesso è tenuto a proteggere con gli strumenti più adeguati l’archivio informatico dei soci. I dati riguardanti i soci sono : Nome, Cognome, Data di Nascita, Residenza, Numero di telefono, Casella di posta elettronica.

 

8.    Gestione della corrispondenza

Responsabile della gestione della corrispondenza è il Coordinatore della comunicazione; egli consegna gli originali delle lettere ricevute e le fotocopie di quelle spedite al Segretario che avrà cura di archiviarle ordinatamente. La corrispondenza destinata all’associazione deve essere fatta inoltrare presso la sede sociale che viene dotata dell’apposita buca per le lettere, di cui hanno le chiavi il Coordinatore della comunicazione e il Presidente. Il Coordinatore della comunicazione cura di riferire nella prima seduta utile dellaGiunta sulla corrispondenza ricevuta e su quella inviata; in casi di urgenza informa sollecitamente il Presidente.

 

9.    Archivio storico

E’cura del Segretario custodire l’archivio storico del’Associazione, all’interno del quale vanno ordinatamente conservati i documenti relativi alla vita associativa divisi per anni; quindi in esso troveranno posto la documentazione contabile ed economico-fiscale, la corrispondenza, i bilanci, nonché il materiale di interesse come per esempio la documentazione relativa alle iniziative promosse dall’associazione.